home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Monster Media 1996 #14 / Monster Media No. 14 (April 1996) (Monster Media, Inc.).ISO / business / rosej504.zip / JOURNAL.DOC < prev    next >
Text File  |  1996-01-18  |  76KB  |  1,829 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.                                    ROSEWOOD JOURNAL
  17.  
  18.  
  19.  
  20.                                      Version 5.04
  21.  
  22.  
  23.  
  24.                            O P E R A T I N G   M A N U A L
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.                                   ROSEWOOD SOFTWARE 
  30.                                  135-10 Livonia Place
  31.                          Scarborough, Ontario Canada M1E 4W6
  32.  
  33.                         (416) 284-6119   CompuServe 70461,2507
  34.                          Internet 70461.2507@compuserve.com
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.                                   _______
  40.                              ____|__     |               (R)
  41.                           --|       |    |-------------------
  42.                             |   ____|__  |  Association of
  43.                             |  |       |_|  Shareware
  44.                             |__|   o   |    Professionals
  45.                           -----|   |   |---------------------
  46.                                |___|___|    MEMBER
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.                               (C) Copyright 1988, 1996 
  55.  
  56.                                           by
  57.  
  58.                         Rosewood Software and Bert Christensen
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.                                    ROSEWOOD JOURNAL
  67.  
  68.  
  69.                                         INDEX
  70.           OVERVIEW  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   4
  71.  
  72.           WARRANTY DISCLAIMER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   4
  73.  
  74.           ASSOCIATION OF SHAREWARE PROFESSIONALS OMBUDSPERSON . . . . .   5
  75.  
  76.           LICENSE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   5
  77.  
  78.           REGISTRATION INFORMATION  . . . . . . . . . . . . . . . . . .   6
  79.  
  80.           THIS MANUAL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   7
  81.  
  82.           TYPOGRAPHICAL CONVENTIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . .   7
  83.  
  84.           SPECIAL KEYS  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   7
  85.  
  86.           SYSTEM REQUIREMENTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   7
  87.  
  88.           INSTALLATION  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   8
  89.                     CONFIG.SYS  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   8
  90.                     FILES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   8
  91.                     BUFFERS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   8
  92.                     MINIMUM REQUIREMENTS  . . . . . . . . . . . . . . .   8
  93.                     ONE DISK SYSTEM . . . . . . . . . . . . . . . . . .   8
  94.                     TWO DISK SYSTEM . . . . . . . . . . . . . . . . . .   8
  95.                          360K DISKS . . . . . . . . . . . . . . . . . .   8
  96.                          720K OR HIGHER . . . . . . . . . . . . . . . .   9
  97.                     HARD DRIVE SYSTEM . . . . . . . . . . . . . . . . .   9
  98.                AFTER ROSEWOOD JOURNAL IS INSTALLED  . . . . . . . . .    10
  99.  
  100.           USING THE SAMPLE DATA . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    10
  101.  
  102.           USING THE PROGRAM WITH YOUR OWN DATA  . . . . . . . . . . .    11
  103.  
  104.           COMMAND LINE SWITCHES . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    11
  105.  
  106.           LISTING OF FILES  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    11
  107.  
  108.           NOTE ON NUMERICAL ENTRIES . . . . . . . . . . . . . . . . .    13
  109.                Credit notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    13
  110.  
  111.           NOTE ON CUSTOMER ACCOUNT NUMBERS  . . . . . . . . . . . . .    13
  112.  
  113.           USING YOUR PRINTER  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    13
  114.  
  115.           MAIN MENU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    15
  116.                Enter Invoice Data . . . . . . . . . . . . . . . . . .    15
  117.                     Indexing  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    17
  118.  
  119.                                           2
  120.  
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.                                    ROSEWOOD JOURNAL
  128.  
  129.  
  130.                     Search Options  . . . . . . . . . . . . . . . . .    18
  131.                Change Invoice Data  . . . . . . . . . . . . . . . . .    18
  132.                Enter Payments on Account  . . . . . . . . . . . . . .    18
  133.                Change Payments on Account . . . . . . . . . . . . . .    19
  134.                Accounts Receivable Menu . . . . . . . . . . . . . . .    19
  135.                Reports Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    19
  136.                Utilities Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    19
  137.                Exit Program . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    19
  138.  
  139.           ACCOUNTS RECEIVABLE MENU  . . . . . . . . . . . . . . . . .    20
  140.                View or Print Individual Accounts  . . . . . . . . . .    20
  141.                Print All Statements for Month . . . . . . . . . . . .    20
  142.                Establish New Customer Accounts  . . . . . . . . . . .    20
  143.                Modify Customer Data . . . . . . . . . . . . . . . . .    21
  144.                List Customer Accounts . . . . . . . . . . . . . . . .    21
  145.                Exit to Main Menu  . . . . . . . . . . . . . . . . . .    21
  146.  
  147.           REPORTS MENU  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    22
  148.                Monthly Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    22
  149.                Yearly Report  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    22
  150.                Accounts Receivable List . . . . . . . . . . . . . . .    22
  151.                Payments on Account List . . . . . . . . . . . . . . .    22
  152.                General Ledger Report  . . . . . . . . . . . . . . . .    22
  153.                Exit to Main Menu  . . . . . . . . . . . . . . . . . .    23
  154.  
  155.           UTILITIES MENU  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    24
  156.                Change Company Details . . . . . . . . . . . . . . . .    24
  157.                DOS Functions  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    25
  158.                Housekeeping . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    25
  159.                Change Screen Colours  . . . . . . . . . . . . . . . .    26
  160.                Change Tax Names . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    26
  161.                Change Softkey Settings  . . . . . . . . . . . . . . .    27
  162.                Print Labels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    27
  163.                Exit to Main Menu  . . . . . . . . . . . . . . . . . .    27
  164.  
  165.           FILE LENGTHS AND NAMES IN ROSEWOOD JOURNAL  . . . . . . . .    27
  166.  
  167.           CONVERTING FILES FROM PREVIOUS VERSIONS OF ROSEWOOD JOURNAL    28
  168.  
  169.           INTEGRATING YOUR PREVIOUS RECEIVABLE FILES  . . . . . . . .    28
  170.  
  171.           PROGRAMMING DETAILS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    29
  172.  
  173.           CHANGES AND ENHANCEMENTS  . . . . . . . . . . . . . . . . .    29
  174.  
  175.           SHAREWARE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    30
  176.  
  177.  
  178.  
  179.  
  180.                                           3
  181.  
  182.  
  183.  
  184.  
  185.  
  186.  
  187.  
  188.                                    ROSEWOOD JOURNAL
  189.  
  190.  
  191.                                        OVERVIEW
  192.  
  193.           Rosewood  Journal  is a  sales  journal  and accounts  receivable
  194.           program  suitable for  small to  medium sized  businesses.  It is
  195.           especially suitable for businesses which record sales on serially
  196.           numbered invoices.  The  program offers  a much  easier and  more
  197.           convenient  method  of  entering invoices  and  keeping  accounts
  198.           receivable than entering invoices  directly into a general ledger
  199.           program. In fact, Rosewood Journal can be thought of as a  "front
  200.           end" for any general ledger  whether that ledger be kept  by hand
  201.           or by computer. A  variety of reports can  be viewed or  printed,
  202.           including monthly  and yearly  sales, accounts  receivable lists,
  203.           and aged customer statements and mailing labels. Rosewood Journal
  204.           is an easy-to-use adjunct  to your general ledger program,  not a
  205.           replacement for  it. Rosewood Journal generates  a special report
  206.           which tells you  the amounts  and to which  accounts your  sales,
  207.           receipts, accounts receivable, and sales taxes should be entered.
  208.           Rosewood  Journal  is  menu   driven  and  designed  to  minimize
  209.           keystrokes. It is a  friendly program. It will  complain, nicely,
  210.           via  beeps and a refusal  to continue if  you enter inappropriate
  211.           data  by  mistake.  In some  cases,  it  will  even correct  your
  212.           spelling  (try entering "Febuary" when you are asked to enter the
  213.           name of a month).
  214.  
  215.           This is a  fully functioning program.  It is not  a demo and  not
  216.           crippled and all features  are documented in this manual.  If you
  217.           have trouble using the program or believe you did not receive all
  218.           the files,  please contact us  with the  name and address  of the
  219.           vendor or BBS, date received, and version number.
  220.  
  221.  
  222.                                  WARRANTY DISCLAIMER
  223.  
  224.  
  225.           Rosewood  Software makes  no  warranty of  any  kind, express  or
  226.           implied,   including  without   limitation,  any   warranties  of
  227.           merchantability and/or fitness for a particular purpose. Rosewood
  228.           Software shall  not be liable  for any  damages, whether  direct,
  229.           indirect, special,  or consequential,  arising from a  failure of
  230.           this  program to  operate  in the  manner  desired by  the  user.
  231.           Rosewood  Software shall not be liable  for any damage to data or
  232.           property which may be caused directly or indirectly by use of the
  233.           program.
  234.  
  235.           IN NO EVENT  WILL ROSEWOOD  SOFTWARE BE LIABLE  FOR ANY  DAMAGES,
  236.           INCLUDING ANY LOST PROFITS,  LOST SAVINGS OR OTHER  INCIDENTAL OR
  237.           CONSEQUENTIAL DAMAGES ARISING OUT OF YOUR USE OR INABILITY TO USE
  238.           THE PROGRAM, OR FOR ANY CLAIM BY ANY OTHER PARTY.
  239.  
  240.  
  241.                                           4
  242.  
  243.  
  244.  
  245.  
  246.  
  247.  
  248.  
  249.                                    ROSEWOOD JOURNAL
  250.  
  251.  
  252.                  ASSOCIATION OF SHAREWARE PROFESSIONALS OMBUDSPERSON
  253.  
  254.  
  255.           Rosewood Software  is a  member of  the Association of  Shareware
  256.           Professionals (ASP).  ASP wants to  make sure that  the shareware
  257.           principle  works  for  you.  If  you  are  unable  to  resolve  a
  258.           shareware-related problem  with an  ASP member by  contacting the
  259.           member  directly, ASP may be  able to help.  The ASP Ombudsperson
  260.           can help you resolve a dispute or problem with an ASP member, but
  261.           does not provide technical  support for members' products. Please
  262.           write  to the ASP Ombudsperson  at 545 Grover  Road, Muskegon, MI
  263.           49442-9427  or send a  CompuServe message via  CompuServe Mail to
  264.           ASP Ombudsperson 70007,3536. The Ombudsperson may be contacted by
  265.           FAX  by  sending  to  the   ASP  FAX  number:(616)  788-2765.  In
  266.           communication with the  Ombudsperson, please include  a telephone
  267.           number and/or FAX if available.
  268.  
  269.  
  270.                                        LICENSE
  271.  
  272.  
  273.           Rosewood  Journal is Copyright (C)  1996 by Rosewood Software and
  274.           Bert Christensen.
  275.  
  276.           Rosewood   Journal  is   distributed  under   the  user-supported
  277.           Shareware concept.  Non-registered users of Rosewood  Journal are
  278.           granted a limited  license to  use Rosewood Journal  for a  trial
  279.           period   not  to  exceed  90  days  in  order  to  determine  its
  280.           suitability for their purposes.  Any use of non-registered copies
  281.           of Rosewood Journal beyond this trial period is forbidden.
  282.  
  283.           Registering a copy of Rosewood  Journal allows a user to  make as
  284.           many copies  of Rosewood  Journal as  desired, and  to use it  on
  285.           various  machines,  but  the  same registered  copy  of  Rosewood
  286.           Journal may not  be in use on  more than one machine  at the same
  287.           time.
  288.  
  289.           No user may modify Rosewood Journal in any way, including but not
  290.           limited  to  decompiling,  disassembling,  or  otherwise  reverse
  291.           engineering the program.
  292.  
  293.           All users are granted a license to copy Rosewood Journal for  the
  294.           trial use of others,  subject to the above restrictions  and also
  295.           the following:
  296.  
  297.                Rosewood  Journal  must  be  copied  in absolutely  un-
  298.                modified form, including all program files and complete
  299.                documentation;
  300.  
  301.  
  302.                                           5
  303.  
  304.  
  305.  
  306.  
  307.  
  308.  
  309.  
  310.                                    ROSEWOOD JOURNAL
  311.  
  312.  
  313.                No licensee may  accept or  request a  charge or  other
  314.                payment for Rosewood Journal except for a disk handling
  315.                charge of up to $12.
  316.  
  317.           Operators of electronic bulletin  board systems may post Rosewood
  318.           Journal for downloading by their users  only as long as the above
  319.           conditions are met.
  320.  
  321.           Distributors  of  public domain  or  user-supported  software may
  322.           distribute  copies  of  Rosewood  Journal subject  to  the  above
  323.           conditions only after obtaining written permission  from Rosewood
  324.           Software. All  not-for-profit organizations or vendor  members of
  325.           the Association  of Shareware Professionals are  exempt from this
  326.           restriction.  In  any case,  no  charge may  be  made for  a disk
  327.           containing Rosewood Journal except for a disk  handling charge of
  328.           up to $12.
  329.  
  330.  
  331.                                REGISTRATION INFORMATION
  332.  
  333.  
  334.           Rosewood Journal is  not in  any way free  software. If you  have
  335.           tried  Rosewood  Journal and  have  decided  that it  suits  your
  336.           purposes,  please  register.  Continued use  of  Rosewood Journal
  337.           beyond  a trial  period of up  to 90  days is  an infringement of
  338.           copyright laws.
  339.  
  340.           Registered users will receive notices of major updates and of any
  341.           new  products  which  may  be introduced  by  Rosewood  Software.
  342.           Registered users will receive preference when requesting support.
  343.  
  344.           Registration  costs $38 US or  $45 Canadian or  the equivalent in
  345.           other  currency. Upon receipt  of your  registration fee,  a disk
  346.           containing   the  latest   version   of  the   program  and   the
  347.           documentation will be mailed to  you. This disk will also have  a
  348.           Conversion program which  will convert Rosewood  Journal versions
  349.           2.xx and 3.xx  files to version  4.xx and 5.xx  and a code  which
  350.           will  remove  the  exhortations  to  register.  Canadian  GST  is
  351.           included. Write for information on quantity purchases.
  352.  
  353.           When ordering, please  print and use the  file "ORDER.FRM", which
  354.           was  included on your  distribution disk, or  simply include your
  355.           name,  address,  company name,  your  telephone  number, and  the
  356.           version number of the program, along with a cheque or money order
  357.           to:
  358.  
  359.                               Rosewood Software
  360.                               135-10 Livonia Place
  361.                               Scarborough, Ontario Canada M1E 4W6
  362.  
  363.                                           6
  364.  
  365.  
  366.  
  367.  
  368.  
  369.  
  370.  
  371.                                    ROSEWOOD JOURNAL
  372.  
  373.  
  374.           Cheques must be drawn in the currency and on banks in the country
  375.           of origin.  That is, cheques  in US dollars  must be drawn  on US
  376.           banks,  cheques in  Canadian dollars  must  be drawn  on Canadian
  377.           banks, cheques in  French francs  must be drawn  on French  Banks
  378.           etc.
  379.  
  380.           Thank you for supporting Rosewood Software and Shareware.
  381.  
  382.  
  383.                                    THIS MANUAL
  384.  
  385.  
  386.           This manual is designed to be succinct. This means that not every
  387.           little,  obvious command such as  "Send Output to  Screen <S>, or
  388.           Printer <P>" will be  described in detail. This keeps  the manual
  389.           shorter and easier to read.
  390.  
  391.  
  392.                               TYPOGRAPHICAL CONVENTIONS
  393.  
  394.  
  395.           Keyboard commands such  as "Enter", "Esc",  etc. are enclosed  in
  396.           angle brackets  <>. When instructed  to enter "Esc"  for example,
  397.           the  manual and the  program show  the command  as <Esc>.  Do not
  398.           enter the angle brackets. They are there simply to tell  you that
  399.           a  keyboard  entry  is  expected.  The  program  itself  is  case
  400.           insensitive. You can enter any combination of upper or lower case
  401.           characters. If the command letter surrounded by angle brackets is
  402.           blinking, it means that  the command can be selected  by pressing
  403.           <Enter> as well as the command letter.
  404.  
  405.  
  406.                                      SPECIAL KEYS
  407.  
  408.           <Esc> is  used to back  out of most areas  of the program.  It is
  409.           also equal  to <X> in menu choices. The function keys are used to
  410.           store macros to make  data entry easier during invoice  entry and
  411.           while setting up  new customer  accounts. When using  a menu  the
  412.           function keys are equal to the numeric keys, F2 = 2 etc.
  413.  
  414.  
  415.                                  SYSTEM REQUIREMENTS
  416.  
  417.           Rosewood Journal requires the following minimum configuration:
  418.                IBM or compatible computer
  419.                MS/PC-DOS 2.00 or later
  420.                1 720K or 2 360K floppy drives, (hard drive recommended)
  421.                320K RAM
  422.                Printer 
  423.  
  424.                                           7
  425.  
  426.  
  427.  
  428.  
  429.  
  430.  
  431.  
  432.                                    ROSEWOOD JOURNAL
  433.  
  434.  
  435.           Some maximums:
  436.  
  437.                Maximum individual invoice amount is $99,999.99
  438.                Maximum yearly sales amount is $9,999,999.99
  439.                Maximum number of entries per year is dependent on disk
  440.                     storage and memory.
  441.  
  442.  
  443.                                      INSTALLATION
  444.  
  445.  
  446.           IMPORTANT: When installing this program in any mode, floppy disks
  447.           or  hard  drive,   your  "CONFIG.SYS"  file  must  have  a  line,
  448.           "FILES=15"  and,   optionally,  a  line  "BUFFERS=12".   If  your
  449.           "CONFIG.SYS" file does not have  the "FILES=15" line the  program
  450.           will,  at some  point  terminate with  a  "too many  files  open"
  451.           message.  See  your dos  manual  for  details about  "CONFIG.SYS"
  452.           files. These numbers  are the minimum required.  The program will
  453.           run with more but not fewer files.
  454.  
  455.           MINIMUM REQUIREMENTS
  456.  
  457.           Rosewood Journal needs a minimum of  three 360K disks or one 720K
  458.           disk.
  459.  
  460.           ONE DISK SYSTEM
  461.  
  462.           Copy  the file "RJ.EXE" to a floppy  disk which has a capacity of
  463.           at least 720K and  which has been formatted with the  /S (system)
  464.           option. Be  sure  that your  "CONFIG.SYS"  file is  as  described
  465.           above.  Place this "Program Disk"  in the disk  drive. Reboot the
  466.           computer and at the "A>" prompt type <RJ> (no brackets) and press
  467.           <ENTER>.  You will  be  asked whether  your  monitor is  mono  or
  468.           colour. After the title screen you will be asked to enter details
  469.           about your company and  to what drive/directory the data  will be
  470.           kept  (for   one  disk  this   is  A:\).  After   completing  the
  471.           configuration you will be at the Main Menu.
  472.  
  473.           TWO DISK SYSTEM
  474.  
  475.           360K DISKS
  476.  
  477.           In  order for Rosewood Journal to run  on a two disk 360K system,
  478.           three disks will be  required. The first must  be a "boot  disk",
  479.           that is  formatted with the  /S (system)  option. You must  add a
  480.           "CONFIG.SYS" file with the values described above. This disk will
  481.           be used to "boot" or start your computer. The second disk must be
  482.           formatted without the /S option and have the file "RJ.EXE" copied
  483.           onto it.  The third  disk must also  be formatted without  the /S
  484.  
  485.                                           8
  486.  
  487.  
  488.  
  489.  
  490.  
  491.  
  492.  
  493.                                    ROSEWOOD JOURNAL
  494.  
  495.  
  496.           option. This disk  will store your data. To run  the program, put
  497.           the first  disk into A:  and the third  disk into B:.Turn  on the
  498.           computer. When  you see the A: prompt,  remove the first disk and
  499.           replace it with the second. Type <RJ> (no angle brackets)   a n d
  500.           press  <Enter>. After telling the program whether you have a mono
  501.           or  colour  monitor,  you  will  be  presented with  the  Company
  502.           Configuration Screen.  Enter the  details about your  company and
  503.           the month your fiscal  year begins. The question about  the drive
  504.           and directory for the data must have <B:> (no angles) entered  in
  505.           it. From there on the program will run normally.
  506.  
  507.           720K OR HIGHER
  508.            
  509.           Copy the file "RJ.EXE" to a floppy disk which has  been formatted
  510.           with  the /S (system) option. Be sure that your "CONFIG.SYS" file
  511.           is as described above. Place this "Program Disk" in Drive "A" and
  512.           a formatted disk  in Drive "B" and, at the  "A>" prompt type <RJ>
  513.           (no brackets) and press  <ENTER>. You will be asked  whether your
  514.           monitor is  mono or colour.  After the title  screen you  will be
  515.           asked  to   enter  details  about   your  company  and   to  what
  516.           drive/directory   the  data  will   be  kept  (for   a  two  disk
  517.           installation this is B:\). After completing the configuration you
  518.           will be at the Main Menu.
  519.  
  520.           HARD DRIVE SYSTEM
  521.  
  522.           To install  Journal on  a hard disk,  create a new  directory (we
  523.           suggest ROSEJOUR) and copy the file "RJ.EXE" into it. If you wish
  524.           to  keep your  data in  a separate  sub-directory, create  a sub-
  525.           directory from "ROSEJOUR"  directory called "DATA". The  program,
  526.           INSTHARD.BAT  which  is   included  on  the  disk  will  do  this
  527.           automatically for you.  It is  most important that  you know  the
  528.           complete path to the data directory because you will be asked for
  529.           it  when configuring  the  program. If  you  have   followed  the
  530.           instructions  above  or  used  the file  INSTHARD.BAT,  the  data
  531.           directory is C:\ROSEJOUR\DATA. Change the  logged drive/directory
  532.           to C:\ROSEJOUR and  type <RJ> (no  brackets) and Press  <Return>.
  533.           Answer the  various configuration  questions until you  reach the
  534.           Main Menu.
  535.  
  536.           There are other ways to install Rosewood Journal. For example you
  537.           could put  RJ.EXE in your "path"  and call up the  program from a
  538.           data directory. The most  important requirements are that Journal
  539.           must know where the  data files are located and that the computer
  540.           knows where to find the DOS file, "COMMAND.COM". Consult your DOS
  541.           manual if you should require assistance.
  542.  
  543.  
  544.  
  545.  
  546.                                           9
  547.  
  548.  
  549.  
  550.  
  551.  
  552.  
  553.  
  554.                                    ROSEWOOD JOURNAL
  555.  
  556.  
  557.           AFTER ROSEWOOD JOURNAL IS INSTALLED
  558.  
  559.           Put the Rosewood  Journal Distribution  Disk in a  safe place  in
  560.           case  your  working  copies get  damaged  in  some  way. This  is
  561.           probably a  good time  to issue the  usual warning. BACK  UP YOUR
  562.           DATA DISKS OFTEN, PREFERABLY AFTER EACH USE. The DOS file "XCOPY"
  563.           which  is  included with  all  versions of  DOS from  3.1  to the
  564.           current 6.0  can be used to make backups of your data. XCOPY will
  565.           copy only those files which have been changed since the last back
  566.           up. If  you have used the suggested installation for a hard drive
  567.           the  procedure for  backing up  is as  follows: exit  Journal and
  568.           while  still in the  C:\ROSEJOUR directory enter,  "XCOPY *.* A:\
  569.           /M/S". If you  wish to back up to drive B, then change the "A" to
  570.           "B". Be certain that the back up disk has sufficient  capacity to
  571.           hold the program and  the data. Without a back-up,  all your data
  572.           will  have  to  be re-entered  should  the  original  be lost  or
  573.           corrupted. There, you've been warned!
  574.  
  575.           USING THE SAMPLE DATA
  576.  
  577.           The best  way to learn  the program  is to use  the sample  files
  578.           provided with  it. The  sample files  concern a small  fictitious
  579.           business called "Ripley's Fine Catering". Only two months of data
  580.           are  supplied, January and February 1996. On a single floppy disk
  581.           system  copy all  files with the  extensions, ".DAT",  ".CNF" and
  582.           ".IDX" to  the disk and then  enter <RJ> and press  <Enter>. On a
  583.           two  floppy drive  system,  copy all  files  with the  extension,
  584.           ".CNF" to the  disk which goes  into the "A"  drive and copy  all
  585.           files  with the extensions, ".DAT"  and ".IDX" to  the disk which
  586.           goes into  the "B" drive. Put  the two disks into  the drives and
  587.           from  the "A:>" prompt  enter <RJ> and  press <Enter>. On  a hard
  588.           drive  installed as  suggested  above, copy  all  files with  the
  589.           extension,  ".CNF"   to  C:\ROSEJOUR  and  all   files  with  the
  590.           extensions  ".DAT"  and  ".IDX"  to  C:\ROSEJOUR\DATA.  From  the
  591.           C:\ROSEJOUR>  prompt,  enter <RJ>  and  press  <Enter>. After  an
  592.           opening screen and  a brief  initialization, you will  come to  a
  593.           "Main Menu". From there,  explore the menus and the  reports. Try
  594.           entering some data  of your own to the sample  months or to other
  595.           months. If you get confused (unlikely), consult the manual. Note,
  596.           however,  that Rosewood Journal does  not write invoices; it only
  597.           reports invoices  and handles accounts  receivable. Also,  "Gross
  598.           Invoice Amount" means the total  amount of the invoice  INCLUDING
  599.           sales tax(es). When  you are  ready to start  entering real  data
  600.           from  your  own  company, erase  all  files  with  the extensions
  601.           ".DAT", ".CNF" and ".IDX".
  602.  
  603.  
  604.  
  605.  
  606.  
  607.                                           10
  608.  
  609.  
  610.  
  611.  
  612.  
  613.  
  614.  
  615.                                    ROSEWOOD JOURNAL
  616.  
  617.  
  618.                          USING THE PROGRAM WITH YOUR OWN DATA
  619.  
  620.  
  621.           Do  not start to use your own  data by modifying the sample data.
  622.           Journal  creates all  the files  necessary by  itself. ONLY  COPY
  623.           "RJ.EXE"   TO  YOUR   DISK   OR  DIRECTORY   AS  OUTLINED   UNDER
  624.           "INSTALLATION" ABOVE. No other files are necessary to begin using
  625.           the program.
  626.  
  627.  
  628.                                 COMMAND LINE SWITCHES
  629.  
  630.  
  631.           A command line  switch is a  parameter added on the  command line
  632.           after the program name. Rosewood  Journal is started by  entering
  633.           <RJ> and pressing <Enter>. A parameter is added after the program
  634.           name so  that the  command line  might look  like this,  <RJ ZZ>.
  635.           Journal  has four possible command line switches: "ND" will add a
  636.           prompt so that an exact  date such as "As of January 30 1996" can
  637.           be put on customer statements rather than the default, "As of the
  638.           end of  January  1996"; "DR"  will  automatically enter  "R"  for
  639.           receivable  on  the  invoice  entry  screen.  This  option  saves
  640.           keystrokes if  most of  your entries  are receivables;  "NS" will
  641.           turn  off the search  function. See page  17 for  more details on
  642.           this; Another switch is provided for registered users so that the
  643.           exhortations to register are  turned off. These switches can  all
  644.           be used  at once  if desired. Simply  leave a space  between each
  645.           switch as follows: <RJ DR NS ND>.
  646.  
  647.  
  648.  
  649.                                    LISTING OF FILES
  650.  
  651.                "RJ.EXE" is the main program.
  652.  
  653.                "JOURNAL.DOC" is this manual.
  654.  
  655.                "README" a brief overview and instruction.
  656.  
  657.                "ORDER.FRM"  an order  form  for  registering  Rosewood
  658.                Journal. Please use it.
  659.  
  660.                "FILES.DOC" is a listing of files similar to this one.
  661.  
  662.           Rosewood Journal generates its own data file names. After running
  663.           the  program, you will  find several files on  your data disk (or
  664.           the program disk if you are using the sample data). They are:
  665.  
  666.  
  667.  
  668.                                           11
  669.  
  670.  
  671.  
  672.  
  673.  
  674.  
  675.  
  676.                                    ROSEWOOD JOURNAL
  677.  
  678.  
  679.                "COMPANY.CNF" is  a  file  containing  details  of  the
  680.                company for which the  books are being kept as  well as
  681.                the disk drive/directory where  the data files are kept
  682.                and the starting month of the business's fiscal year.
  683.  
  684.                "COLORSCN.CNF" is  the file which stores  the screen colours
  685.                used in the program.
  686.  
  687.                "TAXTYPES.CNF" stores  the number  of sales taxes  which you
  688.                must account for and their names.
  689.  
  690.                Files with  the extension  ".CNF" are ALWAYS  on the  LOGGED
  691.                drive.
  692.  
  693.                "SOFTKEY.DAT"  is  the file  which  contains the  user-
  694.                configured  softkey  data  for  the invoice  entry  and
  695.                customer accounts modules.
  696.  
  697.  
  698.                "RECEIVE.DAT" stores accounts receivable data.
  699.  
  700.                "CUSTACCT.DAT"   stores   names,   addresses,   account
  701.                numbers, etc.  for persons and businesses  which owe or
  702.                have owed you money.
  703.  
  704.                "CUSTOMER.IDX"  is an  alphabetical index  of the  file
  705.                above.
  706.  
  707.                "monyr.DAT"  e.g.  JAN96.DAT  stores  details  of  each
  708.                invoice  entered in  any particular  month. There  is a
  709.                separate file for each month.
  710.  
  711.                "TOTALSyr.DAT"  e.g.  TOTALS96.DAT  stores the  summary
  712.                data for each month of any fiscal year.
  713.  
  714.                There  may  be   other  files  on  the   disk  such  as
  715.                WHATSNEW.DOC. Any executable  files which have an  .EXE
  716.                extension will have a corresponding .DOC file.
  717.  
  718.                In  addition to the above  files, three other files are
  719.                produced after using the "Housekeeping" option from the
  720.                "Utilities" Menu. They are"RECEIVE.OLD", "CUSTACCT.OLD"
  721.                which  are generated  to preserve  old data  before the
  722.                files are purged of unused data during housekeeping and
  723.                "DATEKEEP.DAT"  which  stores  the  date  of  the  last
  724.                housekeeping for use by the program.
  725.  
  726.  
  727.  
  728.  
  729.                                           12
  730.  
  731.  
  732.  
  733.  
  734.  
  735.  
  736.  
  737.                                    ROSEWOOD JOURNAL
  738.  
  739.  
  740.                                       WARNING!!
  741.  
  742.  
  743.           As with  most programs  using disk  files,  it is  of the  utmost
  744.           importance  that data disks not be exchanged while the program is
  745.           running or data may be  lost. Also, the program must be  ended by
  746.           the "Exit program" command from the Main Menu. 
  747.  
  748.  
  749.  
  750.                               NOTE ON NUMERICAL ENTRIES
  751.  
  752.  
  753.           Rosewood Journal  expects a decimal  point when one  is required.
  754.           That  is, an amount such  as 149.95 must  be entered <149.95> and
  755.           not  <14995>. However,  if you  have an  amount to enter  such as
  756.           149.00,  it may  be  entered  as  <149>.  Credit  notes  (reverse
  757.           entries) are  preceded by  a "-"  (minus sign).  Rosewood Journal
  758.           will complain with beeps and will refuse to go forward if you try
  759.           to enter  alphabetical characters where  numerical characters are
  760.           expected.
  761.  
  762.  
  763.  
  764.  
  765.  
  766.  
  767.                            NOTE ON CUSTOMER ACCOUNT NUMBERS
  768.  
  769.  
  770.           Rosewood  Journal assigns  its  own account  numbers to  customer
  771.           accounts.  When asked to "enter  an account number  or press zero
  772.           for  a  new account",  you must  use  either an  existing account
  773.           number  as  shown,  or  press  zero  for  a  new  account.  After
  774.           performing "Housekeeping" (see  Utilities), account numbers which
  775.           you have decided  to delete will  be re-used for new  accounts in
  776.           order  to keep  the  "CUSTACCT.DAT" file  as  small and  fast  as
  777.           possible. Any attempt to assign arbitrary account numbers of your
  778.           own will make  Rosewood Journal complain or will  cause erroneous
  779.           results.
  780.  
  781.  
  782.                                   USING YOUR PRINTER
  783.  
  784.  
  785.           Rosewood Journal should work with most  printers since it doesn't
  786.           use any special  codes. The only  code used is  a formfeed,  "FF"
  787.           (ASCII 12) which is used to move the paper to the top of the next
  788.           page.  This  is  almost a  universal  code  and  should cause  no
  789.  
  790.                                           13
  791.  
  792.  
  793.  
  794.  
  795.  
  796.  
  797.  
  798.                                    ROSEWOOD JOURNAL
  799.  
  800.  
  801.           problems. If your printer has a DIP switch to turn on and off the
  802.           "skip over  perforations" feature,  this switch should  be turned
  803.           off.  If the switch  is on the  printer may feed  an extra, blank
  804.           sheet of paper between printed pages. If you get printing errors,
  805.           such as condensed print, try turning off your printer and turning
  806.           it on again to clear any codes remaining from a previous program.
  807.           Since  the  program does  not  automatically clear  codes  to the
  808.           printer you can use  printer programs for double strike,  italics
  809.           etc. You can run these programs either before starting Journal or
  810.           from the DOS  Functions selection from  the Utilities Menu.  Most
  811.           Shareware distributors and BBS's carry many such printer programs
  812.           for almost any printer. If your printer has front panel switches,
  813.           you  may  use these  to change  the  appearance of  statements or
  814.           printed reports.
  815.  
  816.  
  817.  
  818.  
  819.  
  820.  
  821.  
  822.  
  823.  
  824.  
  825.  
  826.  
  827.  
  828.  
  829.  
  830.  
  831.  
  832.  
  833.  
  834.  
  835.  
  836.  
  837.  
  838.  
  839.  
  840.  
  841.  
  842.  
  843.  
  844.  
  845.  
  846.  
  847.  
  848.  
  849.  
  850.  
  851.                                           14
  852.  
  853.  
  854.  
  855.  
  856.  
  857.  
  858.  
  859.                                    ROSEWOOD JOURNAL
  860.  
  861.  
  862.                                       MAIN MENU
  863.  
  864.                               1. Enter Invoice Data
  865.                               2. Change Invoice Data
  866.                               3. Enter Payments on Account
  867.                               4. Change Payments on Account
  868.                               5. Accounts Receivable Menu
  869.                               6. Reports Menu
  870.                               7. Utilities Menu
  871.                               8. Exit Program                 
  872.                                                          
  873.           1. Enter Invoice Data
  874.             
  875.           To  begin  entering  new invoices,  press  <1>,  F1,  <e> or  <E>
  876.           (Rosewood  Journal  is  not  case sensitive).  You  then  will be
  877.           presented with a screen which will ask you the month and the year
  878.           in  which you  want  the invoices  entered.  The default  is  the
  879.           current month and year  if you are just starting the  program, or
  880.           the month  that you have been  working on in another  part of the
  881.           program. If the current date, for example, is October 1992, these
  882.           are the defaults, and if that is the month and year you wish, you
  883.           only need  press <Enter> to accept  them. If it is  not the month
  884.           that  you wish, you  can (a) type  the name of  the month in full
  885.           (upper case or lower case or a combination of both), (b) type the
  886.           first  three letters of the month, or  (c) type the number of the
  887.           month (1 for  January, 3 for March etc.). If  the default year is
  888.           wrong, type the year that you wish in full (1991 for example).The
  889.           screen  will  then clear  and  the "Enter  Invoices"  screen will
  890.           appear.
  891.  
  892.           First,  you will be  asked to "Enter  Invoice Number or  <Esc> to
  893.           quit". There  will be a default invoice number shown. If you have
  894.           stumbled  onto this  screen by  mistake, you  only have  to press
  895.           <Esc> to go back to the Main  Menu. If it is the first time  that
  896.           invoices  have been  entered for  this month, the  default number
  897.           will be "1". If invoices already have been entered for the month,
  898.           the default number will  be the last invoice number  entered plus
  899.           one. If the default number is  not the same as the invoice number
  900.           you intend  to enter, you should  enter the proper number  (up to
  901.           six digits, numerical  only). If the  default number is  correct,
  902.           you only need  to press <Enter>. Subsequent  invoice numbers will
  903.           be  increased by one  each time,  thus saving  keystrokes. PLEASE
  904.           NOTE  that  Rosewood  Journal  will  not  complain  if  you enter
  905.           identical invoice  numbers in  any given  month,  but the  report
  906.           results may be inaccurate. You may have identical invoice numbers
  907.           in different months without incurring any problems.
  908.  
  909.           You next  will be asked  to "Enter the  Invoice Date (e.g.  15)".
  910.           This means  the day of the month. The default  is "1" or the date
  911.  
  912.                                           15
  913.  
  914.  
  915.  
  916.  
  917.  
  918.  
  919.  
  920.                                    ROSEWOOD JOURNAL
  921.  
  922.  
  923.           of  the last invoice entered in the current session. Again, press
  924.           <Enter>  if the date is correct. Rosewood Journal will not accept
  925.           invalid dates such as February 30.
  926.  
  927.           Next, you will  be asked  to "Enter Customer's  Name". Enter  the
  928.           customer's  name  (please  see  the  section  on  "Indexing"  for
  929.           information on  how best to enter  names), or you may  use one of
  930.           the  softkeys  displayed at  the bottom  of  the screen.  See the
  931.           section under "Utilities" to  learn how to  set up these keys  so
  932.           that frequently used  customers' names  can be  entered with  one
  933.           keystroke. Maximum length is 35 characters if entered manually or
  934.           15 if entered by softkey.
  935.  
  936.           The next invoice  entry item is "Enter "R" if  this Invoice is to
  937.           be Added to Accounts  Receivable". IF ANY PORTION OF  THE INVOICE
  938.           BEING ENTERED HAS NOT BEEN PAID IN FULL PRESS <R> (upper or lower
  939.           case) and <Enter>. See the section on "Enter Payments on Account"
  940.           if a partial payment has been made.  If, however, the invoice has
  941.           been paid in full, then press <C> (for "cash") or <ENTER>. 
  942.  
  943.           Next you will  be asked  to "Enter Gross  Invoice Amount."  Gross
  944.           invoice  amount is the "bottom line," that  is, the amount of the
  945.           sale INCLUDING  sales tax(es).  After entering the  gross invoice
  946.           amount, you will be asked  to "Enter Sales Tax #1 amount".  Enter
  947.           the  amount of  the sales  tax or,  if it  is zero,  simply press
  948.           <Enter>. Do the same for "Enter Sales Tax #2 amount". Please note
  949.           that you can change the number of taxes (0, 1 or 2) and the names
  950.           of  the taxes  from the  "Utilities Menu".  If you  have made  an
  951.           error, use the cursor  keys to move around the screen  to correct
  952.           it.
  953.  
  954.           Running totals  for the month are  listed near the  bottom of the
  955.           screen for your information.
  956.  
  957.           You will then be presented with a decision  line as follows: "<Q>
  958.           to quit  entering invoices.  <R> to  Re-do. <Enter>  to continue.
  959.           <Esc>  to  abort entry  of this  invoice".  If you  have finished
  960.           entering invoices for  now, press <Q>; if  you want to  re-do the
  961.           invoice  to  correct  a mistake,  press  <R>,  if  you have  more
  962.           invoices to enter, press <Enter>, Press <Esc>  if you do not want
  963.           to enter this invoice after all.
  964.  
  965.           If the invoice just  entered was NOT an "R"  (receivable) invoice
  966.           and you pressed  <Q>, the  invoice will be  added to the  invoice
  967.           file for the current month  and you will be returned to  the Main
  968.           Menu.  If you pressed  <Enter> you will be  returned to the Enter
  969.           Invoice Screen and the  invoice number will be increased  by one.
  970.           If you  pressed <Esc> the  invoice will not  be entered into  the
  971.           file for the current month.
  972.  
  973.                                           16
  974.  
  975.  
  976.  
  977.  
  978.  
  979.  
  980.  
  981.                                    ROSEWOOD JOURNAL
  982.  
  983.  
  984.           If  the invoice just entered  was a "R"  (receivable) invoice and
  985.           you pressed <Q> or <Enter>,  the program will search the list  of
  986.           your current customer  accounts for a possible match.  Please see
  987.           the  sections on "Indexing" and "Search Options" for ways to make
  988.           this  feature work  best.  For example,  if  the customer's  name
  989.           entered for  the  current invoice  is  "Bagnasty", and  you  have
  990.           already set up customer accounts for one or more persons with the
  991.           name  "Bagnasty," the program will  show a screen  with the first
  992.           occurrence of  the name. If this is the account to which you wish
  993.           to apply this  invoice, press  <Enter>. If  the customer  account
  994.           shown is  not the  one to  which you wish  to apply  the invoice,
  995.           continue the search by pressing <N> for "next". If no other match
  996.           is found or if  you pressed <Esc> in order to go  directly to the
  997.           list of  accounts, you will be presented  with a complete list of
  998.           all  existing customer  accounts.  Use <PgUp>,  <PgDn>, <Home>  &
  999.           <End> to scroll through the list  of names. A decision line  will
  1000.           ask, "To which account do you wish to put invoice number xxxxx or
  1001.           press <0> (zero) to open a new account". If the invoice is to  be
  1002.           charged  to an existing account, enter the number of the account.
  1003.           If it  is to be  charged to a  new account, press <0>  (zero) and
  1004.           another screen  will come up and  you will be asked  to enter the
  1005.           name, address and  phone number of  the customer. After  entering
  1006.           this information, you will be returned either to the Main Menu or
  1007.           to  the Enter Invoice Screen depending on whether you pressed <Q>
  1008.           or <Enter>.
  1009.  
  1010.           Indexing
  1011.  
  1012.           Customer  Accounts are  sorted alphabetically by  name. Normally,
  1013.           the  sort is  carried  out from  left to  right; Mr.  Theodore L.
  1014.           Bagnasty would  be  indexed  on the  letter  "M".  Bagnasty,  Mr.
  1015.           Theodore  L. would  be  indexed  on  the  "B"  but  the  look  of
  1016.           statements  sent to customers is not good  if the last name comes
  1017.           first. To correct this,  Rosewood Journal allows you to  enter an
  1018.           indexing  character directly before the part of the name on which
  1019.           you wish to index. The character is the circumflex, <^>  which is
  1020.           sometimes  called the control character or caret. In any case the
  1021.           character  is <SHIFT F6> on the  keyboard. Entering "Mr. Theodore
  1022.           L.^Bagnasty" will cause the program to index on the "B" but print
  1023.           the name properly  on customer  statements. the <^>  will not  be
  1024.           seen on the statements because  the program changes the character
  1025.           to a space before printing.  It will be seen in certain  parts of
  1026.           the  program such  as the list  of customer accounts  so that you
  1027.           will know that this entry is indexed using <^>.
  1028.  
  1029.  
  1030.  
  1031.  
  1032.  
  1033.  
  1034.                                           17
  1035.  
  1036.  
  1037.  
  1038.  
  1039.  
  1040.  
  1041.  
  1042.                                    ROSEWOOD JOURNAL
  1043.  
  1044.  
  1045.           Search Options
  1046.  
  1047.           If the  current  invoice being  entered  is an  "R"  (receivable)
  1048.           invoice,  Rosewood Journal  first searches  the list  of customer
  1049.           accounts to  find if an  account is already  set up for  the name
  1050.           entered  for the current invoice.  If the program  finds a match,
  1051.           the  name, address  and account number  is displayed  as outlined
  1052.           above. Actually the search  is done using the first  5 characters
  1053.           of  the customer's name as  entered on the  Invoice Entry Screen.
  1054.           For example, if you have an invoice for Mr. Theodore L. Bagnasty,
  1055.           the program will search for "Mr. T". For this reason it is better
  1056.           to enter "Bagnasty" on the Invoice Entry Screen. The program will
  1057.           search  the entire customer account  file for "BAGNA" (Journal is
  1058.           not case sensitive).
  1059.  
  1060.           This  search  feature  is  more  suited  to  businesses  which do
  1061.           business with  clients on a continuing basis such as wholesalers.
  1062.           A company which installs new  furnaces for residential clients is
  1063.           not  likely to  be  able to  use  the same  customer account  for
  1064.           several years at least. In this case the search feature might  be
  1065.           a hindrance. The search feature  can be turned off by  a "command
  1066.           line switch." When  you start Rosewood Journal, instead of typing
  1067.           <RJ>, type <RJ   NS>. The "NS", for "no  search" will disable the
  1068.           search feature.
  1069.            
  1070.           2. Change Invoice Data
  1071.  
  1072.           If you discover that you have made an error entering invoice data
  1073.           which was not corrected at the time of entry, you may correct the
  1074.           error  by using  the "Change  Invoice Data"  option. You  will be
  1075.           asked the month and  year for the invoice. After  entering these,
  1076.           you will be  shown the list of invoices for  that month. When you
  1077.           have found the invoice that you wish to change, enter the invoice
  1078.           number and press <Enter>.  You will be shown a  screen containing
  1079.           the invoice  as originally entered. Make any changes required and
  1080.           the data will  be updated. You  may press <Enter>  to accept  any
  1081.           line as is. If the invoice as changed is an "R" invoice, you will
  1082.           be  asked to assign  it to an  account as was done  in the "Enter
  1083.           Invoice Data" option above.
  1084.  
  1085.           3. Enter Payments on Account
  1086.  
  1087.           This  option serves  two  purposes. The  first  is to  enter  any
  1088.           deposits  or  down-payments  entered  on  invoices  so  that  the
  1089.           accounts  receivable  will show  the  proper  amount. The  second
  1090.           purpose is to enter payments made to accounts, typically recorded
  1091.           in a receipt book. In either case, you will be asked to enter the
  1092.           month and  year in which  to enter the  payment. The screen  will
  1093.           then show a list of customer  accounts. You can move through  the
  1094.  
  1095.                                           18
  1096.  
  1097.  
  1098.  
  1099.  
  1100.  
  1101.  
  1102.  
  1103.                                    ROSEWOOD JOURNAL
  1104.  
  1105.  
  1106.           list  using the cursor keys.  Locate the proper  account and type
  1107.           the account number to which you  wish to credit a payment. If you
  1108.           wish  to  open a  new  account, press  <0>  (zero) and  enter the
  1109.           customer account data  as requested.  You will then  be asked  to
  1110.           enter the day of the month on which the payment was made and  the
  1111.           amount of the payment. After you have done this you will be asked
  1112.           whether you wish to credit another payment  on account or not. If
  1113.           you press "Y" the above process repeats, if "N"  you are returned
  1114.           to the Main Menu.
  1115.  
  1116.           4. Change Payments on Account
  1117.  
  1118.           This option works much like number 3 above and will  give you the
  1119.           opportunity to change any "On Account" entry.
  1120.  
  1121.           5. Accounts Receivable Menu
  1122.  
  1123.           This option transfers  you to the Accounts  Receivable Menu which
  1124.           is described later.
  1125.  
  1126.           6. Reports Menu
  1127.  
  1128.           This  option transfers you to the Reports Menu which is described
  1129.           later.
  1130.  
  1131.           7. Utilities Menu
  1132.  
  1133.           This  option  transfers  you  to  the  Utilities  Menu  which  is
  1134.           described later.
  1135.  
  1136.           8. Exit Program
  1137.  
  1138.           Use  this option when  you are  finished using  Rosewood Journal.
  1139.           This is the ONLY acceptable way to quit the program.  Data may be
  1140.           lost  if  you reboot  or turn  off  the computer  without exiting
  1141.           through  "Exit Program". If you stumble into the exit screen, you
  1142.           will be given an opportunity to go back to the program.
  1143.  
  1144.  
  1145.  
  1146.  
  1147.  
  1148.  
  1149.  
  1150.  
  1151.  
  1152.  
  1153.  
  1154.  
  1155.  
  1156.                                           19
  1157.  
  1158.  
  1159.  
  1160.  
  1161.  
  1162.  
  1163.  
  1164.                                    ROSEWOOD JOURNAL
  1165.  
  1166.  
  1167.                                ACCOUNTS RECEIVABLE MENU
  1168.  
  1169.                          1.  View or Print Individual Accounts
  1170.                          2.  Print All Statements for Month
  1171.                          3.  Establish New Customer Accounts
  1172.                          4.  Modify Customer Accounts
  1173.                          5.  List Customer Accounts
  1174.                          6.  Exit to Main Menu
  1175.  
  1176.  
  1177.  
  1178.           1. View or Print Individual Accounts
  1179.  
  1180.           This option  allows you  to  view (on  the screen)  or print  (on
  1181.           paper)  an individual  customer's account  as of  the end  of any
  1182.           month that you choose. After entering the month and the year, you
  1183.           will be  presented with the  following decision line:  "Enter the
  1184.           number that you  wish to view,  or Press  <Enter> to view  active
  1185.           accounts, or <Esc> to exit". If you know the account number which
  1186.           you  wish to view, simply  enter that number,  and the customer's
  1187.           statement  for that  month will be  printed on the  screen, or on
  1188.           paper as  you choose. If you  do not know the  account number for
  1189.           the customer, press <Enter> and you will be presented with a list
  1190.           of  existing  accounts.  Another  decision line  will  appear  as
  1191.           follows: "Type Account Number and press <Enter>. <Esc> to abort".
  1192.           After locating, by scrolling  if necessary, the account you  wish
  1193.           to view  or print, type in  the account number that  you wish and
  1194.           press  <Enter>.  As above,  that  account will  be  processed for
  1195.           viewing or printing.
  1196.  
  1197.           2. Print All Statements for Month
  1198.  
  1199.           This  option allows  you  to print  or  view statements  for  all
  1200.           accounts as of the end of any specified month. Accounts with zero
  1201.           balances  but with  activity during  the specified month  will be
  1202.           printed. Other accounts  with zero balances will  not be printed.
  1203.           These statements are  designed to  fit properly  into a  standard
  1204.           business  size window  envelope.  You can  start printing  at the
  1205.           first customer  or  at any  account  number. After  the  printing
  1206.           starts, you may press <Esc> to stop the printing after the end of
  1207.           the current statement. You  will be given the option  to continue
  1208.           at the next statement or to exit to the Accounts Receivable menu.
  1209.  
  1210.           3. Establish New Customer Accounts
  1211.  
  1212.           This  option is  provided  for  those  people  who  may  wish  to
  1213.           establish new  customer accounts before entering  invoices. It is
  1214.           only  necessary to enter  the customer's name,  address, etc. The
  1215.           same  process  is  entered  into automatically  from  the  "Enter
  1216.  
  1217.                                           20
  1218.  
  1219.  
  1220.  
  1221.  
  1222.  
  1223.  
  1224.  
  1225.                                    ROSEWOOD JOURNAL
  1226.  
  1227.  
  1228.           Invoice Data" option,  and from the  "Enter Payments on  Account"
  1229.           option on the Main Menu.
  1230.  
  1231.           4. Modify Customer Data
  1232.  
  1233.           You may make  any changes  in a customer's  name, address,  tele-
  1234.           phone, etc. from this  option. You will be presented with  a list
  1235.           of existing accounts from which to choose.
  1236.  
  1237.           5. List Customer Accounts
  1238.  
  1239.           This option  allows you to  list, on  the screen or  on paper,  a
  1240.           complete  list  of  all  existing customer  accounts  along  with
  1241.           addresses and telephone numbers. This list can make it simpler to
  1242.           view individual  statements  because you  will not  have to  wait
  1243.           while all accounts are printed on the screen before selecting the
  1244.           one account that you wish.
  1245.  
  1246.           6. Exit to Main Menu
  1247.  
  1248.           This returns you to the Main Menu.
  1249.  
  1250.  
  1251.  
  1252.  
  1253.  
  1254.  
  1255.  
  1256.  
  1257.  
  1258.  
  1259.  
  1260.  
  1261.  
  1262.  
  1263.  
  1264.  
  1265.  
  1266.  
  1267.  
  1268.  
  1269.  
  1270.  
  1271.  
  1272.  
  1273.  
  1274.  
  1275.  
  1276.  
  1277.  
  1278.                                           21
  1279.  
  1280.  
  1281.  
  1282.  
  1283.  
  1284.  
  1285.  
  1286.                                    ROSEWOOD JOURNAL
  1287.  
  1288.  
  1289.                                      REPORTS MENU
  1290.  
  1291.                               1. Monthly Report
  1292.                               2. Yearly Report
  1293.                               3. Accounts Receivable List
  1294.                               4. Payments on Account List
  1295.                               5. General Ledger Report
  1296.                               6. Exit to Main Menu
  1297.  
  1298.           1. Monthly Report
  1299.  
  1300.           This  option produces a summary  for any particular  month of all
  1301.           invoices for  that month. It may  be printed on the  screen or on
  1302.           paper.
  1303.  
  1304.           2. Yearly Report
  1305.  
  1306.           This produces a  report showing the individual  monthly totals of
  1307.           invoices for any fiscal year in which invoices have been entered.
  1308.           The report can be printed on screen or on paper.
  1309.  
  1310.           3. Accounts Receivable List
  1311.  
  1312.           This  option produces a list  of all customer  accounts with non-
  1313.           zero balances as of the end of any month requested.  The accounts
  1314.           are "aged"; that is, the amounts for any customer account will be
  1315.           listed  as  "current",  "30  days", "60  days",  or  "90+  days".
  1316.           Negative balances will always be shown as current.
  1317.  
  1318.           4. Payments on Account List
  1319.  
  1320.           This produces a  list of  payments to customer  accounts for  any
  1321.           selected month.
  1322.  
  1323.           5. General Ledger Report
  1324.  
  1325.           This report  gives you a  summary of amounts  to be entered  into
  1326.           your general ledger (whether  it be a manual or  computer system)
  1327.           and tells you the accounts to which the totals are to be entered.
  1328.           The general  ledger accounts  to which information  from Rosewood
  1329.           Journal is to  be entered are: 1) Sales Account,  2) Sales Tax #1
  1330.           Payable Account, 3)  Sales Tax  #2 Account, 4)  Bank Account,  5)
  1331.           Accounts   Receivable  Account.  Your  system  may  use  somewhat
  1332.           different  names  for these  accounts but  they  will be  in your
  1333.           bookkeeping  system.  Ask your  accountant  for  help with  these
  1334.           account names, if  necessary. If  your business  has no  accounts
  1335.           receivable  (none of  your  customers ever  owes you  money), the
  1336.           entries  for accounts receivable will be zero and can be ignored.
  1337.           This  report also lists an "Audit Trail". This lists all accounts
  1338.  
  1339.                                           22
  1340.  
  1341.  
  1342.  
  1343.  
  1344.  
  1345.  
  1346.  
  1347.                                    ROSEWOOD JOURNAL
  1348.  
  1349.  
  1350.           receivable activity for  the selected  month as  it was  actually
  1351.           entered into the computer. It will help you  to find entry errors
  1352.           (e.g. entering  an invoice to account 12  instead of 11). You can
  1353.           compare  the "Monthly Report", the  "Payment on Account" list and
  1354.           the  "Audit Trail"  to insure  that data  was entered  correctly.
  1355.           Accountants  and auditors love  audit trails and  this report may
  1356.           please and calm them.
  1357.  
  1358.           7. Exit to Main Menu
  1359.  
  1360.           This option returns you to the Main Menu.
  1361.  
  1362.  
  1363.  
  1364.  
  1365.  
  1366.  
  1367.  
  1368.  
  1369.  
  1370.  
  1371.  
  1372.  
  1373.  
  1374.  
  1375.  
  1376.  
  1377.  
  1378.  
  1379.  
  1380.  
  1381.  
  1382.  
  1383.  
  1384.  
  1385.  
  1386.  
  1387.  
  1388.  
  1389.  
  1390.  
  1391.  
  1392.  
  1393.  
  1394.  
  1395.  
  1396.  
  1397.  
  1398.  
  1399.  
  1400.                                           23
  1401.  
  1402.  
  1403.  
  1404.  
  1405.  
  1406.  
  1407.  
  1408.                                    ROSEWOOD JOURNAL
  1409.  
  1410.  
  1411.                                     UTILITIES MENU
  1412.  
  1413.                          1. Change Company Details
  1414.                          2. Dos Functions
  1415.                          3. Housekeeping
  1416.                          4. Change Screen Colours
  1417.                          5. Change Tax Names
  1418.                          6. Change Softkey Settings
  1419.                          7. Print Mailing Labels
  1420.                          8. Exit to Main Menu
  1421.  
  1422.           1. Change Company Details
  1423.  
  1424.           This option allows you  to change details of YOUR  company (name,
  1425.           address  etc.) and the  drive and/or directory  where the program
  1426.           data can be found. The directory and sub-directory name can be up
  1427.           to 29 characters long.  The program actually allocates 30  spaces
  1428.           but  reserves 1 space for  a trailing "\"  which is automatically
  1429.           added  if you  do not  do it  yourself. See  your DOS  manual for
  1430.           details  on drives, directories and paths. The entry for the data
  1431.           directory MUST  be the directory where  the DATA is  kept. If you
  1432.           keep RJ.EXE in the same directory as the data, and that directory
  1433.           is the logged directory, you can leave the section blank.
  1434.           You must choose the month in which your fiscal year begins.
  1435.  
  1436.                                       WARNING!!
  1437.  
  1438.                The fiscal  year should  be chosen BEFORE  invoices are
  1439.                entered because the file  which holds the yearly totals
  1440.                is  initialized with this  option. If you  are going to
  1441.                change your fiscal year, it is best to start a new data
  1442.                disk  so that  the data  can be  entered properly.  If,
  1443.                through  some  mishap  (we  all make  them),  you  have
  1444.                entered  or changed  to a wrong  fiscal year  after you
  1445.                have entered  invoices, you must follow  these instruc-
  1446.                tions to rectify the problem:
  1447.  
  1448.                     1. From DOS, erase  the current yearly  total
  1449.                     file.  This will be  called "TOTALS94.DAT" if
  1450.                     the year is 1994;  "TOTALS96.DAT" if the year
  1451.                     is 1996, etc.
  1452.  
  1453.                     2. From Rosewood  Journal, enter the  "Change
  1454.                     Invoice Data" option from the Main Menu. Make
  1455.                     a "null" change in  one invoice in each month
  1456.                     in the year for which you have data. That is,
  1457.                     call  up one  invoice  for  changing in  each
  1458.                     month, but simply press <Enter> for each item
  1459.                     such as name, gross invoice amount, etc. This
  1460.  
  1461.                                           24
  1462.  
  1463.  
  1464.  
  1465.  
  1466.  
  1467.  
  1468.  
  1469.                                    ROSEWOOD JOURNAL
  1470.  
  1471.  
  1472.                     will  "fool" the  program into writing  a new
  1473.                     and correct year total file.
  1474.  
  1475.                If  this  seems  complex,  please  remember  that  this
  1476.                procedure probably  never will  need to be  done. Also,
  1477.                you  are most likely  to make  this error  when experi-
  1478.                menting with the program rather than when you are using
  1479.                it.
  1480.  
  1481.  
  1482.           2. DOS Functions
  1483.  
  1484.           This option will "shell" to DOS. You may run a directory, erase a
  1485.           file, or  even run another program. When  you are ready to return
  1486.           to Rosewood Journal, type "Exit" and press <Enter>. A copy of the
  1487.           DOS  file, "COMMAND.COM" must be installed where DOS can find it.
  1488.           Do not erase or change files belonging to Rosewood Journal.
  1489.  
  1490.           3. Housekeeping
  1491.  
  1492.           This option "cleans  up" the accounts receivable files.  Clean up
  1493.           is needed from time  to time because all receivable  data remains
  1494.           in  the files,  "RECEIVE.DAT"  and "CUSTACCT.DAT",  even if  some
  1495.           accounts  have been paid  and therefore have  zero balances. This
  1496.           data is  kept because  you  may wish  to find  the  status of  an
  1497.           account  as of  several  months ago.  Eventually, the  receivable
  1498.           files will  become so  large that the  speed of the  program will
  1499.           become unacceptably slow.  When this will  happen depends on  how
  1500.           many accounts receivable entries you have and your  patience when
  1501.           waiting  for a listing  of accounts receivable.  The most natural
  1502.           time to invoke this option is at the end of your fiscal year. You
  1503.           will  be asked  for  the month  to  start the  housekeeping.  For
  1504.           example,  if you choose  December 1996, the  program will examine
  1505.           each customer account in turn. Let us say that your first account
  1506.           is for "Able Cleaners".  Any "R" invoices or payments  on account
  1507.           for  Able Cleaners  in December 1996  will be  left as  they were
  1508.           entered with no changes.  All "R" invoices for Able  Cleaners for
  1509.           November 1991 will  be combined into one entry which will have an
  1510.           "invoice" number beginning with "A". All payments made by Able in
  1511.           November will likewise  be combined into one entry beginning with
  1512.           "Q".  Another  set  of entries  will  be  made  for invoices  and
  1513.           payments  made in October  (60 days). Invoices  and payments from
  1514.           September and older (90+ days) will similarly be combined  except
  1515.           if  the net  amount  (invoices minus  payments)  for that  period
  1516.           equals zero, no  new entries  will be made.  By combining  recent
  1517.           invoices and payments and deleting old ones which have been paid,
  1518.           the  size of  the  "RECEIVE.DAT" file  is  reduced and  speed  is
  1519.           increased.  After  this  stage   of  the  housekeeping  has  been
  1520.           completed you will  be shown the name and number of each customer
  1521.  
  1522.                                           25
  1523.  
  1524.  
  1525.  
  1526.  
  1527.  
  1528.  
  1529.  
  1530.                                    ROSEWOOD JOURNAL
  1531.  
  1532.  
  1533.           account  which has a zero balance. You  will be given a choice of
  1534.           keeping or deleting it. If  you will be using this account  again
  1535.           within a reasonable time, keep  it. If not, it is best  to delete
  1536.           it. Please note that  deletions do not reduce the  actual size of
  1537.           the "CUSTACCT.DAT" file  but the file will  "work" faster because
  1538.           the deletions will be by-passed. Deleted account  numbers will be
  1539.           re-used as you add new accounts.
  1540.  
  1541.           Users who have large volumes of invoices and receivables may wish
  1542.           to  perform  housekeeping  more  frequently than  yearly.  It  is
  1543.           recommended that you keep 3 full  months of raw data. That is, if
  1544.           it is now June 30, do the housekeeping as of March 31.
  1545.  
  1546.           After  the housekeeping  process is  complete, the  original data
  1547.           will be saved in files named, "RECEIVE.OLD" and "CUSTACCT.OLD". A
  1548.           new "CUSTOMER.IDX" file will automatically be generated. You will
  1549.           be prevented from making  any changes in invoices or  payments on
  1550.           account in those months prior to the housekeeping. If any changes
  1551.           are absolutely  necessary they will  have to be done  by either a
  1552.           credit note or a debit note.
  1553.  
  1554.           IT  IS STRONGLY  URGED THAT  YOU MAKE  A COPY  OF YOUR  DATA DISK
  1555.           BEFORE BEGINNING THE HOUSEKEEPING PROCESS.
  1556.  
  1557.           If you  have made a disk  back-up of your data  files, the ".OLD"
  1558.           files can be deleted. If you  have not made a back-up, the ".OLD"
  1559.           can always  be renamed to ".OLD"  files from DOS. If  you do more
  1560.           than one housekeeping the old ".OLD" files will be written over.
  1561.  
  1562.           4. Change Screen Colours
  1563.  
  1564.           If you  have colour monitor, you can change the screen colours to
  1565.           your own liking. Simply follow the prompts on the screen and when
  1566.           the  selection  is complete  your new  colour  scheme will  be in
  1567.           effect.  If you wish  you can return  to the  default settings by
  1568.           pressing <D> for "Default" when prompted.
  1569.  
  1570.           5. Change Tax Names
  1571.  
  1572.           As shipped, Rosewood Journal is set to  account for two levels of
  1573.           sales tax, "Sales Tax #1" and "Sales Tax #2". You can change this
  1574.           to one sales tax or none depending on the needs of your business.
  1575.           In  addition,  you  can change  the  name(s)  of  the tax(es)  to
  1576.           whatever you choose. The  only restriction is that the  length of
  1577.           the names must not exceed 12 characters and spaces.
  1578.  
  1579.  
  1580.  
  1581.  
  1582.  
  1583.                                           26
  1584.  
  1585.  
  1586.  
  1587.  
  1588.  
  1589.  
  1590.  
  1591.                                    ROSEWOOD JOURNAL
  1592.  
  1593.  
  1594.           6. Change Softkey Settings
  1595.  
  1596.           Rosewood  Journal uses two separate "softkey lines". The first is
  1597.           displayed at the bottom of the "Enter Invoice" screen, the second
  1598.           at the bottom  of the  "Add Customer Accounts"  screen. Both  are
  1599.           there  to  save  you  keystrokes. The  "Enter  Invoice"  softkeys
  1600.           generally are used to enter the names of customers who frequently
  1601.           do  business  with you  (e.g. National  Tar),  or for  a standard
  1602.           amount of an  invoice (your widgets are all  sold for 498.64), or
  1603.           for  entries  such as  "Cash Sale".  The "Add  Customer Accounts"
  1604.           softkeys are  used for frequently  used names  of towns,  cities,
  1605.           states or  provinces. If  you do  most of  your business  in Sas-
  1606.           katchewan, it is nice to be able to enter it  with one keystroke.
  1607.           After choosing the "Change Softkey  Settings" option, you will be
  1608.           asked which of the two softkey lines you wish to enter or change.
  1609.           After making your choice, you will be asked, "Which Softkey would
  1610.           you like to  change or <Esc> to exit". If,  for example, you wish
  1611.           to change F6,  press <6> (not F6). You can then  type the text or
  1612.           numbers that  you want to  have typed  when you  press <F6>.  The
  1613.           maximum length  of the entry  is 15 characters.  Rosewood Journal
  1614.           will  display the first 5  characters in the  appropriate spot on
  1615.           the softkey  line. You  may continue  adding or changing  softkey
  1616.           definitions until you choose  the exit <Esc> option to  return to
  1617.           the Utilities Menu.
  1618.  
  1619.           7. Print Labels
  1620.  
  1621.           This option allows you to print mailing labels for your customer 
  1622.           accounts on standard 5 line, continuous form, continuous  feed, 3
  1623.           1/2 inch  by 15/16 size  labels. You have the  option of printing
  1624.           labels for all or  selected customer accounts. You will  be given
  1625.           an opportunity to  print one or more test labels  so that you can
  1626.           align your printer's print  head before actually printing labels.
  1627.           You can  also print any number  of labels for your  own business.
  1628.           These are handy as return address labels.
  1629.  
  1630.           8. Exit to Main Menu
  1631.                This option will transfer you to the Main Menu.
  1632.  
  1633.           FILE LENGTHS AND NAMES IN ROSEWOOD JOURNAL
  1634.  
  1635.           All  files written by  Rosewood Journal are  random access, fixed
  1636.           length with no delimiters between fields and no carriage  returns
  1637.           or line  feeds at  the end  of records. The  data in  the monthly
  1638.           files (e.g. JAN91.DAT)  are all  stored as strings.  The same  is
  1639.           true for the customer account file (CUSTACCT.DAT) except that the
  1640.           customer account number is stored as an integer. 
  1641.  
  1642.  
  1643.  
  1644.                                           27
  1645.  
  1646.  
  1647.  
  1648.  
  1649.  
  1650.  
  1651.  
  1652.                                    ROSEWOOD JOURNAL
  1653.  
  1654.  
  1655.           The details of the fields for the monthly files are:
  1656.  
  1657.                Invoice Number:          length 6 bytes
  1658.                Invoice Date:            length 2 bytes
  1659.                Customer Name:           length 35 bytes
  1660.                Gross Invoice Amount:    length 9 bytes
  1661.                Sales tax #1 Amount:     length 8 bytes
  1662.                Sales tax #2 Amount:     length 8 bytes
  1663.                Receivable:              length 1 byte
  1664.                "R" identifies the invoice as receivable
  1665.  
  1666.           Each record  then is 69  bytes long  whether or not  some of  the
  1667.           fields are empty.
  1668.  
  1669.           The details of the customer account file (CUSTACCT.DAT) are:
  1670.  
  1671.                Account number (integer):length 2 bytes
  1672.                Customer Name:           length 35 bytes
  1673.                Contact:                 length 35 bytes
  1674.                Street:                  length 35 bytes
  1675.                City:                    length 25 bytes
  1676.                Province or State:       length 20 bytes
  1677.                Postal Code or ZIP:      length 12 bytes
  1678.                Phone:                   length 15 bytes
  1679.                Remarks:                 length 35 bytes
  1680.  
  1681.           The total length of each record  in the CUSTACCT.DAT file is  214
  1682.           bytes.
  1683.  
  1684.           The  above should give sufficient information to export your data
  1685.           to most programs.
  1686.  
  1687.              CONVERTING FILES FROM PREVIOUS VERSIONS OF ROSEWOOD JOURNAL
  1688.  
  1689.           Versions 2.xx  and 3.xx of  Rosewood Journal used  different file
  1690.           structures  than  version  4.xx.  Older files  will  have  to  be
  1691.           converted  to  the new  format. A  conversion program  which will
  1692.           quickly  and  easily  effect  the  change  is  supplied to  every
  1693.           registered user.
  1694.  
  1695.  
  1696.                       INTEGRATING YOUR PREVIOUS RECEIVABLE FILES
  1697.  
  1698.  
  1699.           Unless you  are starting a  new business,  it is likely  that you
  1700.           will have accounts receivable "on the books" when you begin using
  1701.           Rosewood Journal. These can  be integrated into Rosewood Journal.
  1702.           Let  us assume that you  are starting to  use Rosewood Journal on
  1703.           the first day of your fiscal  year which begins January 1,  1990.
  1704.  
  1705.                                           28
  1706.  
  1707.  
  1708.  
  1709.  
  1710.  
  1711.  
  1712.  
  1713.                                    ROSEWOOD JOURNAL
  1714.  
  1715.  
  1716.           Using the "Enter Invoice  Data" option for December 1989  (or for
  1717.           whatever month  the previous receivable was  incurred), enter all
  1718.           your  previous receivables as  invoices, being sure  to press the
  1719.           <R> (receivable) option. After you have entered all your previous
  1720.           receivables  and, in the process,  set up accounts  for them, you
  1721.           may, if you wish,  delete the "DEC89.DAT" (or the  other previous
  1722.           months which you may have used) and the "TOTALS89.DAT" file. Your
  1723.           previous  accounts receivable  will  now be  integrated with  the
  1724.           records that you will be entering for 1990.
  1725.  
  1726.                                  PROGRAMMING DETAILS
  1727.  
  1728.           Rosewood Journal  is programmed  in Microsoft QuickBasic  4.50 in
  1729.           five modules and an "Include" file. It is compiled with Microsoft
  1730.           VisualBasic   Professional  Edition   Version  1   Compiler.  The
  1731.           resulting  object  files  are  linked  with  Microsoft  Segmented
  1732.           Executable Linker version 5.31.  The program is extensively error
  1733.           protected,  both  by  "on  error"  routines  and  by  "protecting
  1734.           inputs".  Every effort  has been  made to  prevent the  user from
  1735.           entering inappropriate  data such as  invalid dates, alphabetical
  1736.           data where numerical data is expected, inputs longer than allowed
  1737.           and even spelling mistakes. In many cases the program will give a
  1738.           message  telling you  what  the error  is.  In other  cases,  the
  1739.           program will beep and return you to the input line expecting that
  1740.           you will  realize your  error.  Messages for  every single  error
  1741.           would  unnecessarily bloat  the program.  The error  routines are
  1742.           designed to  save your data  wherever possible. If,  however, you
  1743.           have placed  the wrong  disk in  the drive  which holds  the data
  1744.           (perhaps after shelling to  DOS), you may lose some data.  If you
  1745.           get a message, "Data Disk problem: is the proper disk in place?",
  1746.           please use the "Reports"  option to check whether any  data which
  1747.           you have entered after such an  error has in fact been written to
  1748.           the file. The program was written on a Hyperion (more or less IBM
  1749.           compatible, now  defunct) computer  with  640K ram  and two  360k
  1750.           floppy drives and, more  recently a Genix (IBM clone)  80386 with
  1751.           one 40mb  hard disk, a  120mb hard  disk and a  VGA monitor.  All
  1752.           documentation has  been written using WordPerfect  5.1. There are
  1753.           no machine specific routines,  so that the program should  run on
  1754.           any computer using MS/PC DOS 2.10 or higher.
  1755.  
  1756.                                CHANGES AND ENHANCEMENTS
  1757.  
  1758.           Rosewood  Software is  vitally  interested in  your comments  and
  1759.           suggestions, or your ideas for new programs. If you like Rosewood
  1760.           Journal  but  would like  customized  changes  for your  specific
  1761.           business, please contact us. Hearing from you, the user, helps us
  1762.           to provide you with a better product.
  1763.  
  1764.  
  1765.  
  1766.                                           29
  1767.  
  1768.  
  1769.  
  1770.  
  1771.  
  1772.  
  1773.  
  1774.                                    ROSEWOOD JOURNAL
  1775.  
  1776.  
  1777.                                       SHAREWARE
  1778.  
  1779.           The only  way that you can  be assured of a  continuing supply of
  1780.           low-cost, quality software  for almost any purpose, is to support
  1781.           Shareware.  Shareware is  non-shrink-wrapped,  low cost  software
  1782.           that  you try  at  your own  convenience.  Shareware is  used  by
  1783.           everyone from individuals to  the largest multi-national corpora-
  1784.           tions. Shareware, as a  marketing concept, trusts you, the  user,
  1785.           to buy it  if you like it.  If you like Rosewood  Journal, and if
  1786.           you use it,  please send  your registration fee  today. For  your
  1787.           convenience, there  is an order  form (ORDER.FRM)  which you  can
  1788.           print from your Rosewood Journal distribution disk.
  1789.  
  1790.           Send your registration fee to:
  1791.  
  1792.                                   ROSEWOOD SOFTWARE
  1793.                                  135-10 LIVONIA PLACE
  1794.                             SCARBOROUGH,  ONTARIO  CANADA
  1795.                                        M1E 4W6
  1796.                                     (416) 284-6119
  1797.                                 CompuServe 70461,2507
  1798.                           Internet 70461.2507@compuserve.com
  1799.               Member of The Association of Shareware Professionals (ASP)
  1800.  
  1801.                                      THANK YOU!!
  1802.  
  1803.  
  1804.  
  1805.  
  1806.  
  1807.  
  1808.  
  1809.  
  1810.  
  1811.  
  1812.  
  1813.  
  1814.  
  1815.  
  1816.  
  1817.  
  1818.  
  1819.  
  1820.  
  1821.  
  1822.  
  1823.  
  1824.  
  1825.  
  1826.  
  1827.                                           30
  1828.  
  1829.